Henkilötietojen käsittely Hotel Bulevard Hangossa

Koska matkustajatietojen käsittely majoitusliikkeessä perustuu lakiin, on Hotel Bulevard Hangolla majoitus- ja ravitsemistoiminnasta annetun lain mukaan velvollisuus kerätä majoittujista matkustajatiedot.

Matkustajatietoja käsitellään, kuten laissa on määritelty, yleisen järjestyksen ja turvallisuuden ylläpitämiseksi, rikosten ennalta estämiseksi ja selvittämiseksi sekä tilastojen laatimiseksi.

Hotel Bulevard Hanko voi majoitus- ja ravitsemistoiminnasta annetun lain mukaan käyttää matkustajatietoja ja matkustajarekisteriä asiakaspalveluun ja suoramarkkinointiin. Hotel Bulevard Hanko ei kuitenkaan käytä asiakkailta saamiaan majoitus-, henkilö- tai muita tietoja suoramarkkinointiin, tai muuhun internet markkinointiin, emmekä myy saamiamme tietoja edelleen. Tietoja luovutetaan ainoastaan viranomaiskäyttöön niitä vaadittaessa.

Kerättävät tiedot ovat:

• matkustajan nimi ja suomalainen henkilötunnus tai tämän puuttuessa syntymäaika sekä kansalaisuus
• mukana olevan puolison* sekä alaikäisten lasten nimet ja henkilötunnukset tai niiden puuttuessa syntymäajat
• matkustajan asuinosoite
• majoitusliikkeeseen saapumispäivä ja lähtöpäivä (mikäli tiedossa)
• maa, josta Suomeen saavutaan (jos matkustajan asuinpaikka ei ole Suomi)
• matkustusasiakirjan numero (ei tarvita pohjoismaan kansalaiselta eikä Suomessa asuvalta)
• vapaaehtoinen tieto: tapahtuuko majoittuminen vapaa-ajanvieton, työn, kokouksen vai muun syyn takia
• vapaaehtoinen tieto: asiakkaan valintoja ja toiveita koskevat tiedot (kuten huonetta koskevat erityistoiveet, esteettömyysasiat ja esim. ruoka-aine allergiat)

Koska majoitusliikkeen keräämien matkustaja- ja henkilötietojen säilytysaika on määritelty laissa, säilytää Hotel Bulevard Hanko rekisteriin merkityt tiedot, kuten laissa on määrätty, yhden vuoden ajan niiden merkitsemisestä, jonka jälkeen ne poistetaan.
Poisto tapahtuu kalenterikuukausittain aina kulloisenkin kuukauden viimeisenä päivänä. Tämä koskee sekä paperisia että digitaalisessa muodossa olevia asiakkailta saatuja majoitus- ja henkilötietoja.
Saamiamme majoitus- ja henkilötietoja säilytetään huolellisesti ja paperiset matkustajalomakkeet siirretään joka päivä turvalliseen paikkaan. Ulkopuolisten pääsy digitaalisiin majoitus- ja henkilötietoihin on estetty salasanoin ja turvatuin datayhteyksin.

Hotel Bulevard Hanko näyttää pyydettäessä asiakkaalle ne tiedot jotka olemme häneltä saaneet digitaalisesti. Asiakkaan hotelliin kirjautumisen yhteydessä täyttämästä ”perinteisestä” matkustajalomakkeesta hän saa kirjautumisen yhteydessä kopion. Hotel Bulevard Hanko ei digitalisoi paperisia matkustajalomakkeita.

Muuta huomioon otettavaa:

Mikäli asiakas on tehnyt varauksensa jonkun varausporttaalin kautta, (Booking.com, Hotels.com, TRIVAGO yms.) on hänen antamansa henkilötiedot näillä palvelun tuottajilla ja kirjautuessaan tällaiseen palveluun on asiakas hyväksynyt valitsemansa  portaalin säännöt ja ehdot. Hotel Bulevard Hanko ei ole vastuussa siitä, kuinka nämä porttaalit käyttävät asiakkaan antamia tietoja. Sen sijaan Hotel Bulevard Hanko poistaa omista järjestelmistään näiden palveluporttaalien välittämän majoitus- ja henkilötietodatan, kuten aiemmin tässä selosteessa on kerrottu (Poisto tapahtuu majoituksen alkamisesta kalenterivuoden kuluttua kalenterikuukausittain aina kulloisenkin kuukauden viimeisenä päivänä. Tämä koskee sekä paperisia että digitaalisessa muodossa olevia asiakkailta saatuja henkilötietoja).

Suhtaudumme vastuullisesti asiakkaisiimme ja heidän meille luottamiin tietoihin. Pyrkimyksemme on jatkuvasti parantaa tietoturvaa, joka samalla parantaa asiakkaittemme ja meidän välistä luottamusta. Meillä on turvallista majoittua ja asioida.

Hotel Bulevard Hanko
Henna Ström ja Esa Aarnio